facture opérateur virtuelComtrafic permet de gérer une facturation personnalisable et 100% automatisable. Les destinataires reçoivent des factures claires et détaillées.

Mise en place de la facturation

On crée tout d’abord les clients (menu Annuaire / Annuaires des Postes) les clients sont créés en tant que Services.  Il faut renseigner le nom et l’adresse du client et bien vérifier que la case ‘facturable’ est cochée. Si le client n’est ps éligible à la TVA choisir ‘0’ dans le champ ‘Taux’ sinon laisser ‘1’ pour le taux par défaut.

On crée et affecte ensuite les postes à ce client soit par saisie manuelle soit par import de fichier.

Si on veut gérer des coûts ‘fixes’ : abonnements, raccordement, locations de lignes ou de matériels, il faut cocher la fonction ‘Gestion des produits et achats’ dans le menu Paramétage/Paramétages section Fonctions.

Il est alors possible d’affecter des coûts ponctuels (achats..) ou récurrents (abonnements..) soit au client soit à certains de ses postes. Le fait d’affecter un coût, par exemple, un abonnement à un poste permet d’avoir une meilleure vision de l’affectation et d’arréter l’abonnement avec la suppression du poste.

Il faut ensuite raccorder les informations des communications ou ‘CDR’ des différentes sources PBX ou API/fichiers opérateurs pour une récupération automatiques des données des appels.

Le dernier point consiste à personnaliser les éditions : factures et différents rapports de contrôles. Ces types d’éditions sont accessible par le menu Rapports où typiquement on va utiliser les rapports :

  • ‘Facturation mois dernier’ qui permet d’éditer les factures du mois précédent pour tous les destinataires.
  • ‘Tableau des factures’ qui est un tableau récapitulatif des facture du mpis précédent.
  • ‘Synthèse des factures sur 12 mois’ qui est un tableau des factures sur les 12 derniers mois.

Ces éditions sont personnalisables avec l’outil intégré de reporting ou via une prestation de service. Tous les rapports sont éditables en PDF, XLS .. et peuvent être transmis pas mail, manuellement ou automatiquement.

Réalisation des factures

Pour la facture menusellel, les premières fois il est recommandé de faire des vérifications manuelles avant de générer les factures. Ces vérifications consistent principalement en :

Vérifier dans l’écran d’accueil si toutes les sources (identifiées comme PBX) on bien des communications jusqu’au dernier jour du mois précédent.

Lancer dans  le menu Rapports l’édition de ‘Synthèse des factures sur 12 mois’  et vérifier si tous les clients ont une somme de facture cohérente avec les mois précédents.

Lancer dans  le menu Rapports l’édition de ‘Tableau des factures’ et vérifier si tous les clients ont bien des coûts de communications et d’abonnement.

Lancer dans  le menu Rapports l’édition de ‘Facturation mois dernier’ sans les envoyer par mail, vérifier si le nombre est correct et par échantillonnage si le contenu est cohérent : dates, numéro de facture, présentation.

Relancer l’édition de ‘Facturation mois dernier’ avec l’envoi par mail.