Envoi de rapport de taxation par mails : paramétrage et automatisations
Après le bon paramétrage du serveur mail et les test d’envoi manuels, il est intéressant de passer à la gestion des envois automatiques.
Celle ci s’appuie sur les tâches planifiées de Windows (dans Panneau de configuration, sur Système et sécurité ou Système et Maintenance, sur Outils d’administration, puis double-cliquez sur Planificateur de tâches ; peut aussi se lancer dans l’invite de commande par Taskschd.msc).
Il faut pour une édition automatique :
- Créer un rapport d’édition avec les bons paramètres.
- Créer un fichier de commande (*.bat) qui lance cette édition.
- Créer une tâche planifiée qui lance ce fichier de commande.
Si on veut, par exemple, envoyer tous les mois un rapport des communications du service ‘Comptabilité’ pour le mois précédent, par mail, au format PDF :
Création d’un rapport d’édition
Les rapports d’édition se créent dans le menu Rapports.
Dans ce menu, choisir et sélectionner, dans l’arborescence, le rapport le plus proche de ce que l’on veut éditer (ici c’est ‘facturation’ ou ‘facturation mois dernier’) . Puis cliquer sur le bouton ‘Créer une copie’.
Un nouveau rapport se crée, il faut lui donner, à l’invitation, un nom unique, par exemple ‘facturation mois dernier Compta’.
Le
rapport est alors créé pour le paramétrer :
- Le sélectionner dans l’arborescence.
- Choisir envoi par mail comme ‘type d’éditions’
- Saisir les adresses mails
- Paramétrer les formats notamment la période (ici on choisit ‘Mois dernier’ pour avoir les coms du mois précédent)
- Choisir le service concerné (ici comptabilité).
- Enregistrer.
Il est bien évidemment préconnisé de tester les formats choisis avec ‘Prévisualiser’.
Création du fichier de commande .Bat
Une fois l’édition satisfaisante on crée le fichier de commande en faisant un click droit sur le rapport créé et, dans le menu qui apparaît on choisit ‘Générer un fichier pour automatiser’.
On enregistre alors le fichier *.bat créé qui doit avoir une structure proche de :
C:
cd « C:\ComTrafic\ »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe » « C=EF_2 »
On teste en arrêtant Comtrafic et en exécutant le fichier *.bat nouvellement créé.
Si tout est satisfaisant on peut automatiser.
Création d’une tâche planifiée
La création d’une tâche planifiée dépend du système d’exploitation. Il est recommandé de se référer à l’aide de celui ci. Le plus simple étant de passer par l’assistant accessible par ‘Tâche de base’.
Informations complémentaires
Si on regarde le fichier *.bat créé, on voit qu’il lance l’exécutable ComTrafic.exe (dans son répertoire d’exécution) avec le paramètre C=EF_2 où EF_2 est le nom ‘interne’ du rapport édité. On trouve ce nom en faisant un clic droit sur le rapport dans l’arborescence, ou en éditant le titre du rapport.
On peut donc créer un *.bat qui exécute plusieurs commandes à la suite exemple :
C:
cd « C:\ComTrafic\ »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe » « C=EF_2 »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe » « C=EF_3 »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe » « C=EF_4 »
Qui va lancer 3 rapports en lançant 3 fois l’exécutable. A partir de la version 3.4.1 de ComTrafic on peut exécuter plusieurs éditions en les séparant par %%0A (attention le %% est important)
Exemple :
C:
cd « C:\ComTrafic\ »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe » « C=EF_2%%0AEF_3%%0AEF_4 »
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