Envoi de rapport de taxation par mails : paramétrage et automatisations

Après le bon paramétrage du serveur mail et les test d’envoi manuels, il est intéressant de passer à la gestion des envois automatiques.

Celle ci s’appuie sur les tâches planifiées de Windows (dans  Panneau de configuration, sur Système et sécurité ou Système et Maintenance, sur Outils d’administration, puis double-cliquez sur Planificateur de tâches ; peut aussi se lancer dans l’invite de commande par Taskschd.msc).

Il faut pour une édition automatique :

• Créer un rapport
  d’édition avec les bons paramètres.
• Créer un fichier
  de commande (*.bat) qui lance cette édition.
• Créer une tâche
  planifiée qui lance ce fichier de commande.

Si on veut, par exemple, envoyer tous les mois un
rapport des communications du service ‘Comptabilité’ pour le mois
précédent, par mail, au format PDF :

Création d’un rapport d’édition

Les rapports d’édition se créent dans le menu
Rapports.

Dans ce menu, choisir
et sélectionner, dans l’arborescence, le rapport le plus proche de
ce que l’on veut éditer (ici c’est ‘facturation’ ou ‘facturation
mois dernier’) . Puis cliquer sur le bouton ‘Créer une copie’.

Un nouveau rapport se
crée, il faut lui donner, à l’invitation, un nom unique, par
exemple ‘facturation mois dernier Compta’.

Le
rapport est alors créé pour le paramétrer :

1. Le sélectionner
   dans l’arborescence.
2. Choisir envoi par
   mail comme ‘type d’éditions’
3. Saisir les
   adresses mails

4. Paramétrer les
   formats notamment la période (ici on choisit ‘Mois dernier’ pour
   avoir les coms du mois précédent)
5. Choisir le
   service concerné (ici comptabilité).
6. Enregistrer.

Il est bien évidemment
préconnisé de tester les formats choisis avec ‘Prévisualiser’.

Création du fichier de commande .Bat

Une fois l’édition
satisfaisante on crée le fichier de commande en faisant un
click droit sur le rapport créé et, dans le menu qui apparaît on
choisit ‘Générer un fichier pour automatiser’.

On enregistre alors le
fichier *.bat créé qui doit avoir une structure proche de :

C:

cd
« C:ComTrafic »

« C:ComTraficcomtrafic.exe »
« C=EF_2 »

On teste en arrêtant Comtrafic et en exécutant
le fichier *.bat nouvellement créé.

Si tout est satisfaisant on peut automatiser.

Création d’une tâche planifiée

La création d’une tâche planifiée dépend du
système d’exploitation. Il est recommandé de se référer à l’aide
de celui ci. Le plus simple étant de passer par l’assistant
accessible par ‘Tâche de base’.

Informations complémentaires

Si on regarde le fichier *.bat créé, on voit
qu’il lance l’exécutable ComTrafic.exe (dans son répertoire
d’exécution) avec le paramètre C=EF_2
où EF_2 est le nom ‘interne’ du rapport édité.
On trouve ce nom en faisant un clic droit sur le rapport dans
l’arborescence, ou en éditant le titre du rapport.

On peut donc créer un *.bat qui exécute
plusieurs commandes à la suite exemple :

C:

cd
« C:ComTrafic »

« C:ComTraficcomtrafic.exe »
« C=EF_2 »

« C:ComTraficcomtrafic.exe »
« C=EF_3 »

« C:ComTraficcomtrafic.exe »
« C=EF_4 »

Qui va lancer 3 rapports en lançant 3 fois l’exécutable. A partir de la version 3.4.1 de ComTrafic on peut exécuter plusieurs éditions en les séparant par %%0A (attention le %% est important)

Exemple :

C:

cd
« C:ComTrafic »

« C:ComTraficcomtrafic.exe »
« C=EF_2%%0AEF_3%%0AEF_4 »

SMTP