La génération des rapports de manière automatique (avec éventuel envoi par mail) est une fonction puissante dans Comtrafic. Si la modification des format de rapport est possible via l’outil intégré de reporting celle ci reste compliquée et un certain nombre de paramètres sont facilement accessibles à l’utilisateur, sans besoin de recourir à cet outil.
Ces paramètres de bases qui sont accessibles sont :
Le titre du rapport
Les colonnes éditées, leur nom, taille et ordre.
Le nom ‘dynamique’ du fichier et son extension et type.
L’adresse d’entête, le logo et le contenu du pied de page.
D’autres paramètres, moins couramment utilisés, sont accessibles mais ne font pas l’objet de cet article.
Modifier le titre du rapport:
Dans le menu du rapport concerné :
Cliquez sur le bouton ‘Paramétrages‘
Dans le menu qui s’ouvre modifier le champ ‘Titre de l’édition‘ (A)
Valider par OK
Cliquez sur le bouton ‘Enregistrer‘
Modifier les colonnes du rapport:
Dans le menu du rapport concerné :
Cliquez sur le bouton ‘Paramétrages‘
Dans le menu qui s’ouvre cliquez sur le bouton ‘Modif. Colonnes‘ (B)
Un nouveau menu s’ouvre
Sélectionnez la ligne associée à la colonne concernée, puis :
Cliquez sur le bouton ‘Modification’ pour :
A : Changer le Titre (Nom affiché de la colonne)
B : Modifier la Taille
C : Valider/dévalider l’affichage de la colonne en cochant/décochant ‘Visible’
3. Changez l’ordre de la colonne en la ‘montant’ ou ‘descendant’
Nom du fichier ‘dynamique’
En mode ‘export’ le nom de fichier, ainsi que le nom du répertoire sont paramétrables, chaque rapport peut donc avoir des fichiers générés avec un nom et un répertoire particulier. De plus ces noms peuvent contenir des parties ‘dynamiques’ comme la date du jour pour bien identifier le fichier.
Ces parties dynamiques sont sous la forme <@xxx> avec les syntaxes suivantes :
<@N> : nom de l’opération.
<@M> : titre du menu
<@S> : nom du service
<@P> : nom du poste
<@D> : Date au format YYYYMMDD
<@H> : Date au format HHNNSS
<@Dxxxxxxx> : Date au format xxxxx exemple <@D DDMMYYY HH:MM>
Exemple si le nom de fichier est paramétré en :
Detail_Portables_<@D DDMMYYY>_<@N>_<@M>.pdf
Le fichier généré (le 3/11/20) est :
c:\temp\Detail_Portables_ 03112019_ED_1_Communications vers Portables (Aboutis, filtre sur Numéros).pdf
Remarque: cette syntaxe de nom de fichier est utilisée aussi pour l’envoi de fichier par mail, dans ce cas il faut d’abord modifier le nom en choisissant ‘Edition sur’ ‘Fichier’ puis enregistrer, choisir ensuite ‘Edition sur’ ‘Mail’ qui conservera la syntaxe de nom de fichier choisi.
Ce menu permet de gérer le tarif opérateur, c’est à dire le prix d’achat, qui s’applique aux communications. La présentation du tarif opérateur se fait sous la forme de 2 tableaux : à gauche les Zones à droite les Directions.
Le tarif est lié aux zones (bien qu’il s’affiche dans directions) les directions ne sont que la liste des préfixes associés à une zone.
Principes d’application des tarifs
Toute modification s’applique aux prochaines communications uniquement si le logiciel lien PABX est redémarré : au redémarrage lien.exe charge la table des tarifs et l’applique aux tickets de communications reçus.
Il est possible d’affecter le nouveau tarif aux communications déjà présentes :
Pour toutes les communications :
Allez dans le menu‘Outils’/’Recalcul des coûts’
Cliquez sur le bouton‘Mise à jour’ :toutes les communications vont être recalculées.
Uniquement pour certaines communications (par exemple pour appliquer un tarif de manière rétroactive) :
Allez dans le menu‘Communications’
Filtrez pour faire apparaître uniquement les communications concernées (sur une plage de date par exemple)
Allez dans le menu‘Outils’/’Recalcul des coûts’
Cliquez sur le bouton‘Calcul sur les xx coms affichées‘ : les communications sélectionnées vont être recalculées.
Ces tarifs génèrent, pour chaque communication lecoût hors taxe(oucoût HT) à partir duquel est calculé lecoût TTC, lecoût facturé hors taxeet lecoût facturé TTC, qui sont générés à partir ducoût HTde laTVAet ducoefficient de refacturationqui sont modifiables dans le menu‘Paramétrages : Configuration’
Remarques :
Pour des systèmes de facturations plus évolués notamment ceux de type‘facturation opérateurs’les coûts de facturation sont calculés suivant des principes plus complexes qui font l’objet d’une option (nous consulter). Cette option autorise aussi la gestion de plusieurs tarifs et différencie les tarifs d’achat et de revente.
Le recalcul des coûts met à jour tous les coûts, y compris en cas de modification de laTVAet ducoefficient de refacturationet y compris lesnom des directionsettypes de directionsen cas de modifications.
Création modification d’une zone tarifaire.
Pour créer une zone tarifaire, cliquez sur le boutonAjouterde gauche, saisissez un nom unique, le tarif associé, validez parOK:
La modification se fait de la même manière soit en double cliquant sur la zone concernée, soit en la sélectionnant et en cliquant sur le boutonModifier.
Création modification d’une direction:
Pour créer une direction, cliquez sur le boutonAjouterde droite, saisissez un nom et une préfixe uniques, choisissez une zone tarifaire, validez parOK.
La modification se fait de la même manière soit en double cliquant sur la direction concernée, soit en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton Modifier.
Import des tarifs
L’import de tarif doit être fait avec précaution car il efface le tarif en cours.
Principes
Le tarif est calculé en fonction du temps, en 2 ‘tranches’ pour couvrir différents cas de figures, pour chaque tranche on gère le coût, le ‘pas’ de décompte du coût et la durée d’affectation de ce coût. De manière générale les coûts sont exprimés en euros (ou dans la monnaie par défaut) et les durées en secondes.
Exemples :
Tarif constant de 0.001 Euro par seconde on a COUT1=0.001, PAS1=1, DUREE1=-1 ce qui correspond à une durée infinie.
Tarif constant de 0.3 euros par minute, décompté toutes les 10s on a COUT1=0.05 , PAS1=10, DUREE1=-1.
Tarif de 0.01 euros par minute décompté à la seconde, avec un crédit temps de 10 s qui coûte 0.1 euros on a : COUT1=0.1, PAS1=10, DUREE1=10, COUT2=0.001666667, PAS2=1, DUREE2=-1.
Le tarif doit être sous la forme de fichier Excel (ou CSV) avec des noms de colonnes précis qui sont :
Nom
Signification
Obligatoire ?
INDICATIF
Préfixe du numéro identifiant la direction ex : 01 pour les appels vers les fixes nationaux Ile de France.
OUI
COUT ou COUT1
Coût (par défaut à la seconde)
OUI
DIRECTION
Nom de la direction correspondant à l’indicatif
NON (si absent remplacé par INDICATIF)
ZONE
Zone tarifaire regroupant plusieurs indicatifs de même coût.
NON (si absent remplacé par DIRECTION)
DUREE1
Durée en s de la 1ere tranche de tarif, -1 = illimité
NON (si absent = -1 : illimité)
PAS1
Pas de décompte en s de la 1ere tranche
NON (si absent = 1 s)
COUT2
Idem COUT1 mais pour la deuxième tranche.
NON
DUREE2
Idem DUREE1 mais pour la deuxième tranche.
NON
PAS2
Idem PAS1 mais pour la deuxième tranche.
NON
Des exemples de fichiers, un au format Excel (OrangePro.xls) , un au format CSV (OrangePro.csv), pour la tarification Orange sont disponibles dans le répertoireC:\ComTrafic\Datas\RefImport\
Après le bon paramétrage du serveur mail et les test d’envoi manuels, il est intéressant de passer à la gestion des envois automatiques.
Celle ci s’appuie sur les tâches planifiées de Windows (dans Panneau de configuration, sur Système et sécurité ou Système et Maintenance, sur Outils d’administration, puis double-cliquez sur Planificateur de tâches ; peut aussi se lancer dans l’invite de commande par Taskschd.msc).
Il faut pour une édition automatique :
Créer un rapport
d’édition avec les bons paramètres.
Créer un fichier
de commande (*.bat) qui lance cette édition.
Créer une tâche
planifiée qui lance ce fichier de commande.
Si on veut, par exemple, envoyer tous les mois un
rapport des communications du service ‘Comptabilité’ pour le mois
précédent, par mail, au format PDF :
Création d’un rapport d’édition
Les rapports d’édition se créent dans le menu
Rapports.
Dans ce menu, choisir
et sélectionner, dans l’arborescence, le rapport le plus proche de
ce que l’on veut éditer (ici c’est ‘facturation’ ou ‘facturation
mois dernier’) . Puis cliquer sur le bouton ‘Créer une copie’.
Un nouveau rapport se
crée, il faut lui donner, à l’invitation, un nom unique, par
exemple ‘facturation mois dernier Compta’.
Le
rapport est alors créé pour le paramétrer :
Le sélectionner
dans l’arborescence.
Choisir envoi par
mail comme ‘type d’éditions’
Saisir les
adresses mails
Paramétrer les
formats notamment la période (ici on choisit ‘Mois dernier’ pour
avoir les coms du mois précédent)
Choisir le
service concerné (ici comptabilité).
Enregistrer.
Il est bien évidemment
préconnisé de tester les formats choisis avec ‘Prévisualiser’.
Création du fichier de commande .Bat
Une fois l’édition
satisfaisante on crée le fichier de commande en faisant un
click droit sur le rapport créé et, dans le menu qui apparaît on
choisit ‘Générer un fichier pour automatiser’.
On enregistre alors le
fichier *.bat créé qui doit avoir une structure proche de :
C:
cd
« C:\ComTrafic\ »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe »
« C=EF_2 »
On teste en arrêtant Comtrafic et en exécutant
le fichier *.bat nouvellement créé.
Si tout est satisfaisant on peut automatiser.
Création d’une tâche planifiée
La création d’une tâche planifiée dépend du
système d’exploitation. Il est recommandé de se référer à l’aide
de celui ci. Le plus simple étant de passer par l’assistant
accessible par ‘Tâche de base’.
Informations complémentaires
Si on regarde le fichier *.bat créé, on voit
qu’il lance l’exécutable ComTrafic.exe (dans son répertoire
d’exécution) avec le paramètre C=EF_2
où EF_2 est le nom ‘interne’ du rapport édité.
On trouve ce nom en faisant un clic droit sur le rapport dans
l’arborescence, ou en éditant le titre du rapport.
On peut donc créer un *.bat qui exécute
plusieurs commandes à la suite exemple :
C:
cd
« C:\ComTrafic\ »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe »
« C=EF_2 »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe »
« C=EF_3 »
« C:\ComTrafic\comtrafic.exe »
« C=EF_4 »
Qui va lancer 3 rapports en lançant 3 fois l’exécutable. A partir de la version 3.4.1 de ComTrafic on peut exécuter plusieurs éditions en les séparant par %%0A (attention le %% est important)
Par défaut les logiciels Comtrafic.exe et lien.exe n’ont pas besoin de logiciels supplémentaires pour fonctionner, par contre dès que lien.exe va accéder à des bases externes (MySQL, PostgeSQL..) pour récupérer les tickets de communications, des dll sont utilisées. Celles ci sont fournies lors de l’installation (dansC:\comtrafic\bin) mais peuvent nécessiter d’autres dll Microsoft présentes ou non dans les systèmes d’exploitation.
Remarque préliminaire :
Pour régler la majorité des problèmes d’accès à une base de données externe (MySQL, PostGresql…) il est recommandé avant de régler les problèmes de lien.exe de vérifier l’accès à cette base avec le logiciel HeidiSQL, logiciel libre téléchargeable ici : https://www.heidisql.com/download.php?download=installer
L’accès à la base doit être vérifié avant de vérifier le fonctionnement de lien.exe.
Pour les problèmes rencontrés avec HeidiSQL les informations suivantes sont utiles :
Fichier MSVCR120.dll manquant : lancez l’installation de PostgreSQL : https://www.enterprisedb.com/downloads/postgres-postgresql-downloadschoisissez la version 32 bits (Windows x86-32 ) de la version 10.xx. Il est inutile d’aller au bout de l’installation, attendre que les logiciels Microsoft soient installé, vérifier en lançant le raccourci de lien.exe
Erreurs d’accès serveur :
PostgreSQL : Could not connect to server … ou MySQL: Can’t connect to MySQL ou SQL Error: Access denied for user : Aucun accès au serveur vérifier qu’il fonctionne et que le port utilisé soit accessible du PC ComTrafic.
Solution : lancez l’installation de PostgreSQL : https://www.enterprisedb.com/downloads/postgres-postgresql-downloadschoisissez la version 32 bits (Windows x86-32 ) de la version 10.xx. Il est inutile d’aller au bout de l’installation, attendre que les logiciels Microsoft soient installé, vérifier en lançant le raccourci de lien.exe que ça fonctionne et arrêter l’installation.
Message ‘erreur : Connexion à la base impossible : None of the library… libpq.dll ‘
Solution : refaites une installation partielle de PostgreSQL à l’identique du paragraphe précédent, si ça ne règle pas le problème, récupérez les dernières versions des dll en réinstallant la dernière version de Comtrafic sur un autre PC et en copiant ces dll de et vers C:\comtrafic\bin
Accès à la base
Message ‘Fichier de base ; non trouvé veuillez choisir un fichier’
Origine : le logiciel lien.exe n’a pas été lancé avec le bon environnement, il doit être lancé via un raccourci présent dans C:\comtrafic\lien_1 et ce raccourci a C:\comtrafic\lien_1 comme propriété ‘Démarrer dans’.Un fichier C:\comtrafic\lien_1\lien.ini doit exister et contenir le chemin de la base de données.
Solution : Arrêtez lien.exe (éventuellement par le gestionnaire des tâches en cas de problème) et relancez à partir du bon raccourci.
Message ‘E :Type Port : -1 inconnu’
Solution : La base Comtrafic n’a pas été initialisée. Arrêtez Lien.exe, lancezComtrafic.exe pour initialiser la base et relancezlien.exe par son raccourci.
ComTrafic dialogue avec le PABX par IP, l’IP Office étant client et le PC de taxation, serveur ou récupère les informations dans des fichiers fournis par l’application SMDR d’Avaya. Cette documentation décrit la première méthode.
Pour cette installation il est requis :
Un PC avec Windows au moins XP et sur le même réseau que le PABX.
Un accès à ce PC avec les droits administrateur.
Si possible un accès Internet pour d’éventuelles mises à jour
Configuration du PABX
Dans le logiciel ‘Manager’ du PBX, sélectionner le PBX et aller dans ‘Système’ ‘SMDR’.
• Sortie – sélectionner ‘SMDR seulement’ ou ‘SMDR only’ dans la liste.
• Adresse – entrer l’adresse IP du PC de taxation.
• TCP Port – entrer un port par exemple 1080
Configuration du logiciel de taxation
Ouvrir les ports utilisés, ici 1080, dans le pare feu du PC.
Installer le logiciel par le setup, dans ‘type d’installation’ choisissez ‘Réelle’ et dans ‘Modèle de Pabx’ choisissez ‘Avaya IP Office’ à la fin du setup lancer ComTrafic pour initialiser la base de données, puis fermez le.
Lancer le logiciel ‘lien.exe’ par le raccourci créé sur le bureau, normalement le PABX est configuré, si un ou des tickets sont présents dans le répertoire vous devez les voir à l’écran :
Sinon vérifiez les paramètres (onglet paramètres, bouton ‘Modifier’ dans interface avec le PABX) Notamment le Numéro de port Telnet.
Validez par ‘OK’ puis ‘Valider’ dans le menu précédent.
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