Gestion des produits, prestations et abonnements

Pour des besoins de facturation, en plus de la gestion des communications, il peut être utile de gérer des coûts complémentaires ponctuels (vente de matériel ou de prestation) ou récurrents (abonnements).

Cette fonction nécessite des menus et fonctionnalités complémentaires.

Validation et menus complémentaires.

Pour valider la fonction il faut cocher, dans Paramétrage/Paramétrages (Fonctions étendues), ‘Gestion des Produits et achats’,validez et faites un arrêt marche du logiciel.

De nouveaux menus, dans ‘Paramétrages’ apparaissent :

Liste des types d’achats

Liste des produits

Liste des achats

Liste des types d’achats

Normalement ce menu n’est pas utilisé, il sert à classer les achats par type, ne modifiez le contenu que sur demande.

Remarque : Il est possible que, par défaut, ce menu ne soit pas accessible car peu utile.

Liste des produits

Ce menu permet de gérer les produits disponibles pour un achat. Un produit (ou produit composé) peut être constitué d’une ou plusieurs lignes (ou produits unitaires), chacune des lignes peut être un abonnement, une prestation ou un matériel.

Ajout d’un produit simple

Exemple : création d’un téléphone dont le prix d’achat est de 129 euros HT.

1 : Cliquez sur ‘Ajouter’

2 : Dans le menu ‘Composition de produit’ saisissez le libellé

3 : Cliquez sur ‘Ajouter’

4 : Dans le menu ‘Modification de produit’ saisissez le libellé

5 : Puis saisissez le prix HT (le prix TTC se calcule avec la TVA par défaut).

6 : Validez dans chacun des menus : le produit apparaît dans la liste.

Remarque : Un produit (ou produit composé) est en fait composé de 1 ou plusieurs lignes (ou produits unitaires). Dans le cas simple c’est une seule ligne mais dans le menu ‘Composition de produit’ vous pouvez ajouter plusieurs lignes (ou produits unitaires), voire mixer des types de produits différents (matériel et abonnement par exemple).

Liste des achats

Ce menu permet de gérer les achats : visualisation, ajout suppression, modifications. Un achat est constitué d’une ou plusieurs ligne de produit (ou produit unitaire)

Achat d’un produit simple

Exemple : Achat de tel. précédemment créé.

1 : Cliquez sur ‘Ajouter’

2 : Dans le menu ‘Ajout d’achat’ choisissez le client (obligatoire)

3 : Puis saisissez le libellé

4 : Dans le menu ‘Produits / Services’ Choisissez le produit concerné

5 : Validez dans chacun des menus : l’achat apparaît dans la liste.

Remarque : dans chacune des lignes il est possible de modifier le nom du produit, le type, le prix. Attention une modification ultérieure des paramètres du produit de référence ne modifiera pas ces paramètres dans les achats.

Modification d’un achat

Un achat est modifiable directement en double cliquant sur la ligne dans le menu ‘Liste des achats’ ou lors de sa création en double cliquant sur la ligne dans le menu ‘Ajout d’achat’.

Exemple 1: Modification de l’achat précédent pour passer la quantité à 2 .

Dans le menu ‘Liste des achats’ double cliquez sur la ligne concernée (ou sélectionnez la et cliquez sur ‘Modifier’) :

1 : Dans le menu ‘Modification d’un achat’ Modifier la quantité

2 : Vérifiez la modification du prix total

3 : Validez

Gestion des achats récurrents (ou abonnements)

L’achat d’abonnement fonctionne comme l’achat de matériel, sauf que l’acte d’achat est considéré comme une commande qui va généré un achat récurrent.

Par défaut l’achat est généré de la manière suivante  :

• Périodicité : Une fois par mois.

• Date de décompte : Le premier du mois.

• Prorata : Tout abonnement valide le 1er du mois est dû en entier sans prorata.

• Date de facturation : Tout abonnement dû est facturé le mois suivant.

Par défaut on reprend les valeurs créées dans le produit, mais à cahque achat il est possible de les modifier.

Pour paramétrer un abonnement dans le menu ‘Modification achat’:

Le ‘type de produit’ doit être un abonnement, quand un abonnement est choisi, la case ‘Type abonnement’ apparaît cochée et de nouveaux champs spécifiques aux achat récurrents apparaissent.

Vous pouvez alors modifier les éléments suivants :

1 : Date de début d’application de l’abonnement

2 : Date de fin de l’application de l’abonnement : si vide, aucune date de fin n’est prévue.

3 : Date de facturation : Si cochée tout abonnement commencé est facturé le mois en cours, sinon il l’est le mois suivant.

4 : Prorata : Si coché les abonnement sont facturés au prorata (nombre de jours * (prix mensuel /30)) pour tout abonnement partiel sinon tout abonnement valide le 1er du mois est dû en entier sans prorata.

5 : Périodicité 

6 : Coefficients zones opérateur : Vous accédez, via ce bouton, au menu d’affectation des coefficients des prix opérateurs.

7 : Validez