Comtrafic permet, de base, une facturation efficace en environnement hôtelier, néanmoins, un certain nombre de paramètres sont à prendre en compte pour avoir une exploitation adaptée.

Prérequis, collecte de données et paramétrage de lien.exe

Pour une installation efficace il faut avoir, en plus des informations habituellement nécessaires, les éléments suivants :

  • Les éléments financiers du prix des communications notamment la table de tarifs d’achat ‘opérateur’ du client et le coefficient de refacturation ou la marge désirée par l’hôtelier. Par défaut un tarif est présent dans le système qui est une base de tarif qui permet de  ne pas  ‘perdre’ d’argent.
  • La liste des postes de chambres à refacturer, voire des postes administratifs à superviser.

Une fois l’installation de base réalisée, il faut vérifier la bonne acquisition des communications, puis modifier dans lien.exe la fréquence d’acquisition pour être en dessous d’une minute, de manière à ne pas perdre de communication lors du check out.

Configuration générale

La première chose à configurer est l’annuaire des postes, La licence  doit être adaptée au nombre de postes à facturer ou superviser. Si le nombre de poste de la licence est inférieur au nombre de postes de l’installation il faut limiter les postes observés :

Dans Comtrafic 

  1.  Aller dans Paramétrage/ Paramétrages, décocher ‘Génération auto. des postes‘.
  2. Aller dans Annuaires/Annuaire de postes supprimer les postes inutiles et créer les postes à facturer ou superviser. Attention tout poste non créé ne verra pas ses communications stockées.

Il faut ensuite modifier l’interface utilisateur et les éditions :

Dans Comtrafic 

  1.  Aller dans Paramétrage/ Paramétrages, cocher ‘Filtre sur heures‘. Ceci affin de pouvoir utiliser les horaires d’arrivée et de départ d’un client pour éditer ses communications.
  2. Modifier les adresses et logo des éditions : aller dans le répertoire C:\ProgramData\ComTrafic\Datas\Reports et modifier le fichier LogoRep.jpg pour le logo et le fichier Adresse.rtf pour l’adresse de l’établissement.
  3. En option, pour simplifier l’interface, on peut dévalider les menus inutiles en allant dans Paramétrage/Droits utilisateurs et en décochant ceux ci.

Configuration financière

Il faut mettre à jour le tarif opérateur, soit manuellement soit par import:

Dans Comtrafic 

  1.  Aller dans Paramétrage/ Tarifs opérateurs.
  2. Manuellement : double cliquer sur les zones à modifier : la fenêtre de modification de tarif apparaît.
  3. Par un import : voir la doc.

Pour affecter un coefficient de refacturation :   Aller dans Paramétrage/ Paramétrages, modifier la valeur de ‘Coefficient de refacturation‘.

Dans tous les cas les modifications ne sont prises en compte qu’après un arrêt/marche de lien.exe, si on veut une application rétroactives des modifications, il faut alors, dans Comtrafic aller dans le menu Outil/Recalcul des coûts et cliquer sur le bouton ‘Mise à jour’.

Exploitation

De manière générale, en exploitation hôtelière classique, l’hôtelier utilise le menu Communications et édite, sur la plage de date du séjour les communications du poste du client.

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